Definizione e Responsabilità del Fleet Manager
Il Fleet Manager negli ultimi anni è diventato un ruolo sempre più strategico all'interno di tutte le realtà aziendali che hanno una flotta da dover gestire e controllare. Il suo ruolo comprende diverse funzioni: reperimento dei veicoli, manutenzioni, gestione dei driver ed analisi dei costi operativi, inoltre, ha la responsabilità di dover garantire la massima efficienza della mobilità aziendale. È qui che la parte " manager" supera la parte "fleet".
Oltre alla gestione della flotta aziendale, il Fleet Manager, ha la responsabilità della reportistica, di definire i budget e di mantenere i rapporti con i fornitori come società di noleggio, concessionari o case costruttrici nel caso abbia una flotta molto numerosa. Un mestiere difficile da definire e non semplice da ricoprire, viste le molteplici responsabilità:
- analizzare la situazione aziendale;
- comprendere aspettative aziendali;
- stabilire un piano strategico allineato a quello aziendale;
- proporre iniziative volte a creare efficienza;
- contenimento costi totali;
- ridurre l'impatto ambientale della flotta aziendale.
Il Fleet Manager deve quindi capire velocemente certe alchimie e garantire alla propria azienda soluzioni efficienti in modo da ottenere i vantaggi competitivi prefissati. Dovrebbe essere una figura interna di alto livello per aspetti strategici quali la creazione di valore, la capacità di analisi e la capacità di ottimizzazione del TCO.
Definizione e Funzioni del Fleet Management
Il Fleet Management è un'attività gestionale in forte crescita nel settore automotive, il quale, si occupa di tutte le attività di natura operativa e amministrativa connesse alla flotta aziendale.
La gestione dei veicoli può essere può essere compito di un reparto specializzato all'interno dell'azienda, oppure, in alternativa viene affidata a terzi, rivolgendosi generalmente ad aziende specializzate nella gestione delle flotte aziendali. Scelta questa, rinominata outsourcing, che viene fatta a causa dei costi che ne derivano: ma più si esternalizza e più si perde il controllo della situazione.
Il Fleet Management deve quindi migliorare l'efficienza e la produttività del settore trasporti, riducendo i costi complessivi e al contempo riducendo o eliminando i rischi.
Per una maggior efficienza della gestione delle flotte si deve:
- scegliere attentamente i tipi di contratto per i veicoli ed effettuare una selezione dei fornitori per ogni categoria;
- limitare i tempi di fermo di un veicolo grazie ad una attenta programmazione delle attività di manutenzione;
- presidiare e monitorare le spese legate alla gestione della flotta aziendale e verificarne la validità per eliminare gli sprechi.
Perché utilizzare un Software per la Gestione della Flotta Aziendale
Una delle maggiori difficoltà nella gestione di una flotta veicoli è l'organizzazione dei dati utili per monitorare i costi e l'efficienza della gestione. Sono tanti i reparti tirati in ballo dal Fleet Management: ufficio acquisti, ufficio amministrazione, ufficio risorse umane ed infine i driver che utilizzano un veicolo aziendale. Ognuno di questi uffici ha i propri strumenti e le proprie abitudini considerate immodificabili.
Con un unico software si possono uniformare le procedure, velocizzare il reperimento dei dati ed avere dei report chiari e completi così da poter attuare interventi correttivi nella gestione della flotta aziendale.
La difficoltà odierna nell'analisi dei costi nasce proprio perché le informazioni derivano da fonti diverse e le decisioni sono prese sulla base di dati parziali i quali rischiano di essere sbagliati. Senza adeguati strumenti non è possibile monitorare l'operatività della flotta aziendale e i relativi costi generati.
La massima efficienza la si ottiene utilizzando un software specializzato nella gestione delle flotte aziendali unito ad una chiara strategia di gestione e ad un regolamento aziendale denominato "Car Policy". È stato accertato che in questo modo si ricava subito valore dai dati in quanto le informazioni si integrano tra loro e sono disponibili ed utilizzabili da tutti così da tracciare ogni costo di gestione.
Grazie all'utilizzo di My Mobility sarà possibile gestire le seguenti categorie:
- Gestione degli ordini
- Gestione dei veicoli assegnati
- Gestione dei veicoli in pool
- Gestione dei driver
- Gestione dei rifornimenti
- Gestione delle carte carburante
- Gestione dei pedaggi
- Gestione dei parcheggi
- Gestione delle multe
- Gestione degli interventi
- Gestione dei servizi
- Gestione del monitoraggio dei Km
- Gestione delle scadenze
- Gestione dei fornitori
- Gestione dei documenti
Per una gestione efficiente della flotta aziendale è fondamentale creare e condividere con tutta l'azienda una Car Policy in cui vengono specificati i ruoli, i processi e le procedure da rispettare. Grazie al software My Mobility tutti questi passaggi saranno molto più semplici da gestire e controllare grazie alla reportistica a disposizione per ogni centro di costo.